Como compartilhar seu calendário de reservas com o diarista

Posso simplesmente compartilhar meu iCal ou Google Agenda?

Sim, você pode compartilhar seu calendário da Apple ou Google com o diarista, mas nós não recomendamos que você faça isso. Embora possa parecer uma solução fácil para suas necessidades de agendamento, há algumas considerações importantes que você precisa ter em mente antes de clicar em “Compartilhar”.

Simplesmente compartilhar suas reservas sincronizando seu calendário iCal ou Google com o diarista não só limitará sua usabilidade, mas também pode levar a algumas situações potencialmente desconfortáveis no futuro.

Antes de analisarmos alguns dos problemas com este método de compartilhamento de calendário, lembre-se do porquê você deseja compartilhá-lo.

Seu objetivo é encontrar a melhor maneira de dizer aos diaristas quando você gostaria que eles limpassem sua propriedade, certo? Ao compartilhar diretamente o seu calendário, você está apenas dizendo-lhes quando a propriedade está ocupada. Vamos falar dos potenciais problemas que podem surgir a partir disso.

1. Não é possível especificar datas e horários de limpeza

Você só pode compartilhar o intervalo de datas em que sua propriedade está ocupada, mas não tem como dizer ao diarista quando gostaria que ele limpasse.

Você pode precisar da sua propriedade limpa antes do check-in do hóspede ou logo após o checkout. Talvez você tenha adicionado precauções extras de COVID-19 e tenha uma margem de segurança entre as limpezas de seu aluguel de curto prazo. Se você simplesmente compartilhar seus calendários gerais, o diarista não terá acesso a esses detalhes.

2. Desorganização

Compartilhar seu calendário não lhe permite atribuir diaristas a tarefas específicas.

Além disso, você pode usar mais de uma plataforma de reservas como Airbnb, TripAdvisor, Booking.com ou outros sites. Neste caso, você terá que compartilhar seu calendário de reservas com o diarista para cada plataforma separadamente. Isto significa múltiplos calendários e um verdadeiro pesadelo em termos de organização.

3. Situações desconfortáveis

Uma vez que você compartilha seu calendário, você não pode deixar de compartilhá-lo. Isto pode gerar situações desconfortáveis com o diarista.

Futuramente, você pode optar por trocar ou adicionar novas pessoas à sua equipe. Se o diarista anterior já teve acesso ao seu calendário, ele saberá que já não é o único profissional com quem você trabalha.

4. Necessidade de comunicação constante

Mesmo depois que o diarista tiver o seu calendário, você ainda precisará o acompanhar regularmente para garantir a confirmação de quaisquer atualizações de reserva.

O diarista viu a nova reserva adicionada? Eu disse ao diarista em que horário eu gostaria que ele limpasse a propriedade? E assim por diante, sempre que as reservas sofrerem alguma alteração será necessário entrar em contato.

5. Os diaristas conhecem o seu cronograma, e podem utilizar a sua propriedade

Ao permitir acesso a todo o seu calendário, as datas em que não há reservas também são compartilhadas. Embora a grande maioria das pessoas que trabalham com limpeza seja de confiança, o acesso a esta informação gera riscos desnecessários.

Esse método de compartilhamento de calendário simplesmente não faz sentido, causando problemas a curto e longo prazo. Pior do que isso, ele não atinge seu objetivo: encontrar a melhor forma de comunicar ao diarista quando você gostaria que eles limpassem a propriedade.

Devo atribuir meu diarista à função de coanfitrião?

Você já tem uma excelente relação com o diarista e confia nele para cuidar de suas propriedades com a máxima atenção aos detalhes. É preciso compartilhar informações de suas reservas com eles, então por que não adicioná-los como co-anfitriões, para que eles vejam as reservas em primeira mão?

Antes de nomear alguém como co-anfitrião, é importante ter em mente os problemas que podem surgir devido ao maior acesso que esta pessoa terá às suas informações.

1. Acesso a informações confidenciais

O seu faturamento, dados de hóspedes e outras informações privadas da sua conta nas plataformas de aluguel de curto prazo poderão ser acessadas pelo diarista.

2. Mais situações desconfortáveis

Da mesma forma como quando você compartilha seu calendário iCal ou do Google, assim que você adicionar um diarista como coanfitrião é difícil parar de compartilhar essas informações.

O diarista estará ciente se em algum momento você deixar de recorrer exclusivamente a ele, o que pode provocar conflitos na sua relação. Se você optar por trabalhar com vários diaristas, o seu coanfitrião poderá ver a carga de trabalho de todos eles e compará-la com a sua.

3. Necessidade de comunicação contínua

Atribuir um diarista à função de coanfitrião não resolverá nem agilizará o processo de comunicação, já que você precisa continuar a consultá-lo sobre os projetos de limpeza.

Você provavelmente está se perguntando: Se eu não posso compartilhar meu calendário iCal ou Google Agenda com meu diarista ou torná-lo coanfitrião, o que eu posso fazer?

Não basta compartilhar seu calendário, crie um sistema de limpeza automatizado

Se você está em busca de ferramentas práticas que facilitem a sua rotina com os serviços de hospedagem, administrar a sua agenda de forma eficaz é provavelmente uma das suas prioridades.

Supervisionar as limpezas manualmente é uma prática desgastante e ultrapassada. Existem soluções mais modernas que permitem a automatização do seu negócio e se adaptam às suas necessidades.

Por que ter um sistema de limpeza automatizado?

• Permite trabalhar com vários diaristas, calendários e propriedades
• Confirmações automáticas e notificações de lembretes
• Listas de tarefas e documentação com fotos (principalmente em caso de danos)
• Pagamento automático
• Possibilidade de ocultar ou mostrar detalhes do calendário (tais como a disponibilidade da propriedade)
• Registro dos dados fiscais
• Disponível em versão web e móvel

Assim que determinar as características mais importantes para você, é hora de encontrar a melhor opção para ajudá-lo a automatizar seu trabalho e aumentar o seu tempo livre.

Ponha seu aluguel de curto prazo no piloto automático

Se você deseja informar aos diaristas quando devem dar início à limpeza da propriedade, também deseja simplificar o processo de comunicação com eles. Assim, você reduz as chances de situações desconfortáveis desde a reserva até a conclusão do projeto de limpeza.

Este é o momento de começar a agilizar os seus serviços de hospedagem levando em conta a produtividade.

O Turno oferece aos anfitriões um app nas versões web e móvel, que possibilita o agendamento automático das suas limpezas de acordo com as reservas da propriedade. É possível continuar trabalhando com seus diaristas atuais ou encontrar novos através do Marketplace da nossa plataforma.

Os diaristas usam seu próprio aplicativo para receber notificações, completar listas de tarefas e enviar mensagens e atualizações de projetos.

Como funciona:

• Comunicação e administração centralizadas para todos os seus projetos
• Sincronize seus calendários do Airbnb, Booking.com, TripAdvisor e outras plataformas de reserva e gestores de canais em um só lugar
• Agilize o trabalho e a comunicação com seus diaristas atuais ou encontre novos no Marketplace do Turno
• Agende limpezas na sua propriedade com atribuições automáticas aos diaristas, que poderão aceitá-los de acordo com sua disponibilidade
• Crie e compartilhe listas de tarefas para os projetos de limpeza
• Pague seus diaristas rapidamente com o sistema de pagamento automático

Da reserva à confirmação da limpeza sem nenhum esforço. Sua propriedade estará sempre pronta para o próximo hóspede. O Turno ajuda a aliviar a carga operacional, comunicando e coordenando seus diaristas através da sincronização de calendário.

Solicite uma demonstração gratuita para saber mais sobre nossas soluções de automação.