Comment donner accès à votre calendrier de réservations Airbnb à votre agent(e) d’entretien

Puis-je simplement partager mon calendrier iCal ou mon Google Calendar ?

Oui, vous pouvez partager vos calendriers Google ou Apple avec votre agent(e) d’entretien — mais nous ne vous le recommandons pas. Bien que cela puisse sembler être la solution la plus facile pour votre organisation, il y a également des éléments importants à prendre en considération avant de prendre cette décision.

Synchroniser et partager votre calendrier iCal ou Google avec votre agent(e) d’entretien limitera l’usage que vous pourrez faire de votre calendrier. De plus, vous pourrez potentiellement vous retrouver dans une situation gênante ou embarrassante pour une raison ou une autre. Cette possibilité n’est pas à exclure.

Dans quel but avez-vous envisagé de partager votre calendrier de réservations avec votre agent(e) d’entretien ?

Votre premier objectif est de trouver le meilleur moyen d’informer votre agent(e) d’entretien des dates et horaires auxquels votre logement a besoin d’être entretenu, n’est-ce pas ? En lui donnant accès à votre calendrier de réservations, il/elle connaîtra en réalité uniquement les dates auxquelles votre logement sera occupé, rien de plus. Arrêtons-nous sur les éventuels problèmes qui pourraient survenir en faisant ce choix.

1. Impossible de préciser les dates et horaires auxquels vous souhaitez que votre logement soit entretenu

La seule information à laquelle votre agent(e) d’entretien aura accès avec cette solution, ce sont les intervalles de dates durant lesquels votre logement sera occupé. Mais cela ne vous donnera aucun moyen de lui préciser le jour et l’horaire exacts auxquels vous souhaiteriez qu’il/elle s’occupe de l’entretien de votre logement.

Selon les cas, vous pourriez avoir besoin que votre logement soit entretenu juste avant l’arrivée des prochains locataires, ou bien juste après le départ des locataires précédents. Peut-être que vous avez décidé de prendre des précautions supplémentaires dans le cadre de la COVID-19 et que vous souhaitez respecter un délai de précaution entre le moment où des locataires quittent votre logement et le moment où votre agent(e) d’entretien s’y rend pour faire son travail. Le simple fait de partager votre calendrier de réservations ne vous permet pas de communiquer tous ces détails importants à votre agent(e) d’entretien.

2. De possibles confusions

Lorsque vous partagez votre calendrier à votre agent(e), vous ne pourrez pas lui faire connaître les tâches spécifiques que vous souhaiteriez voir réalisées pour l’entretien de votre logement.

De plus, il se peut que vous utilisiez plusieurs plateformes de réservation en ligne à la fois (Airbnb, Abritel, Booking.com, des réservations directes, ou d’autres sites). Dans ce cas, vous devriez donc partager un à un tous vos différents calendriers de réservations de chacune de ces plateformes avec votre agent(e) d’entretien. Cela pourrait représenter un véritable cauchemar d’organisation entre de multiples calendriers.

3. De potentielles conversations délicates

Une fois que vous avez partagé votre calendrier avec quelqu’un, il est impossible de revenir en arrière. Vous comprendrez donc aisément que ceci pourrait éventuellement instaurer une sorte de déséquilibre dans votre relation professionnelle et dans vos échanges, voire d’éventuelles conversations délicates ou embarrassantes.

À l’avenir, il se peut que vous souhaitiez ajouter d’autres agent(e)s d’entretien à votre équipe, ou bien totalement changer d’agent(e) d’entretien. Si ce(tte) dernier/ère avait déjà accès à votre calendrier, il/elle verra également que vous avez commencé à travailler avec quelqu’un d’autre.

4. Vous devrez toujours communiquer par d’autres moyens avec votre agent(e)

Même une fois que votre agent(e) d’entretien aura accès à votre calendrier, vous aurez toujours besoin de faire le suivi et de vous assurer par d’autres moyens de communication que tout sera fin prêt avant l’arrivée des prochains locataires.

Est-ce que votre agent(e) a bien vu la nouvelle réservation qui vient d’être ajoutée au calendrier ? Est-ce que vous lui avez bien précisé la date et l’heure exactes auxquelles vous souhaitez qu’il/elle s’occupe de l’entretien de votre logement ? Vous aurez toujours besoin de communiquer avec votre agent(e) par d’autres moyens que votre calendrier partagé pour tout type de situation qui pourrait survenir.

5. Les agent(e)s d’entretien ont une vue totale sur les disponibilités et indisponibilités de votre logement

En donnant un accès total à votre calendrier, vos agent(e)s sauront également les dates auxquelles votre logement sera inoccupé. Bien évidemment, ce qui suit ne concerne pas la majorité des agent(e)s d’entretien, mais la possibilité qu’un(e) agent(e) d’entretien mal-intentionné(e) s’approprie les lieux durant les intervalles de dates où votre logement n’est pas occupé est une éventualité à ne pas exclure totalement.

Vous l’aurez donc compris : avoir un calendrier partagé avec votre agent(e) d’entretien peut causer des problèmes sur le court ou le long terme. Et qui plus est, cette solution ne vous permet pas d’atteindre votre objectif premier, qui était de trouver le meilleur moyen d’informer votre agent(e) d’entretien des dates et horaires exacts auxquels vous souhaitez qu’il/elle s’occupe de l’entretien de votre logement.

Dois-je désigner mon agent(e) d’entretien comme “co-hôte” sur mon compte Airbnb ?

Vous avez peut-être déjà une excellente relation avec votre agent(e) d’entretien et lui faites entièrement confiance pour s’occuper de vos logements avec le plus grand soin. Après tout, il s’agit de la personne qui vous aide à faire se sentir chez eux vos locataires.

Vous savez que vous avez besoin de lui communiquer les détails de vos réservations et vous vous dites peut-être que la meilleure solution serait de l’ajouter en tant que co-hôte sur votre compte Airbnb afin qu’il/elle voit directement et immédiatement vos réservations ? Néanmoins, nous souhaitons vous avertir ici sur les éventuels problèmes qui pourraient survenir en raison de cette décision.

1. Vous lui donnez accès à des informations confidentielles

Votre agent(e) d’entretien aura désormais vue sur les revenus que vous rapporte votre logement, les informations sur les locataires ayant séjourné dans votre logement, ainsi que sur d’autres informations privées de votre compte Airbnb.

2. Vous pouvez éventuellement vous retrouver dans une situation embarrassante

Ainsi que décrit précédemment à propos des calendriers iCal ou Google partagés, une fois que vous avez désigné votre agent(e) en tant que co-hôte, il est difficile de l’en retirer.

Il/Elle pourra désormais voir si vous avez commencé à travailler avec d’autres agent(e)s d’entretien, ce qui peut engendrer des tensions dans votre relation professionnelle. Si vous décidez de travailler avec plusieurs agent(e)s d’entretien, celui que vous aviez désigné(e) au préalable comme votre co-hôte aura alors vue sur la charge de travail de chaque agent(e), pourra les comparer à la sienne, et cela pourrait créer un déséquilibre dans votre relation.

3. Une communication en continu sera toujours nécessaire

Désigner un(e) agent(e) d’entretien comme votre co-hôte sur Airbnb (ou autre plateforme) ne résoudra aucun souci de communication et vous devrez toujours échanger et faire le suivi par d’autres canaux depuis la confirmation d’une réservation jusqu’à la fin d’une mission d’entretien.

Vous vous dites peut-être : s’il n’est ni recommandé de partager mon calendrier iCal ou Google, ni de désigner mon agent(e) d’entretien comme co-hôte sur ma plateforme de réservation en ligne, alors que puis-je faire ?

Allez au-delà d’un simple calendrier partagé : automatisez vos processus de travail avec votre agent(e) d’entretien 

Vous recherchez des moyens de vous faciliter la vie au quotidien ? Une gestion toujours plus efficace de votre emploi du temps est donc probablement l’une de vos priorités.

Les temps de la supervision manuelle du travail sont passés. Vous disposez de nos jours de solutions automatisées et qui s’adaptent à vos besoins.

Voici quelques éléments importants à prendre en compte si vous envisagez un outil d’automatisation pour l’entretien de vos logements :

• Il doit fonctionner même avec plusieurs agent(e)s d’entretien, calendriers et logements.
• Il doit vous permettre de recevoir des confirmations, rappels et notifications automatiques.
• Si l’outil dispose d’une fonctionnalité de listes de tâches et d’une possibilité pour vos agent(e)s d’entretien de vous envoyer des photos d’éventuels problèmes dans votre logement, c’est un plus qui vous assurera un niveau de qualité plus élevé.
• Il doit vous permettre d’automatiser également vos paiements à destination de vos agent(e)s.
• Il doit vous laisser la main sur les éléments de votre calendrier de réservations que vous souhaitez faire connaître à vos agent(e)s, et ceux que vous préférez masquer (tels que les périodes de vacance de votre logement).
• Il doit conserver une trace du travail effectué (à des fins fiscales).
• Pour plus de praticité, l’outil doit également être disponible sur un ordinateur et sur une application mobile.

Une fois que vous aurez déterminé les éléments les plus importants pour vous, il est temps de trouver l’option qui s’adapte le mieux à vos besoins pour vous permettre d’automatiser vos processus de travail et de vous faire gagner du temps.

Mettez vos locations saisonnières sur pilote automatique

Votre objectif est de faire savoir à votre agent(e) d’entretien quand est-ce que vous souhaitez que votre logement soit entretenu. Vous souhaitez également simplifier votre communication depuis le moment où la réservation est effectuée jusqu’au moment où l’entretien de votre logement est terminé, tout en réduisant le risque de situations délicates ou embarrassantes avec votre agent(e) d’entretien.

Il est donc temps de simplifier votre activité de location saisonnière tout en maximisant son rendement.

Turno offre aux hôtes de locations saisonnières une solution pour organiser automatiquement les besoins en entretien de leurs logements, en fonction de leurs calendriers de réservations. Via une application web et mobile, les hôtes peuvent s’organiser avec leurs agent(e)s d’entretien actuel(le)s et/ou en trouver de nouveaux sur le Marketplace de Turno.

Les agent(e)s d’entretien disposent également d’une application sur laquelle ils/elles peuvent recevoir des notifications, utiliser des listes de tâches pour organiser leur travail d’entretien, ainsi que pour communiquer avec leurs client(e)s.

Comment ça marche ?

• Communication centralisée et gestion de toutes vos missions de travail.
• Importez vos calendriers de réservations de Airbnb, Abritel, Booking.com, et autres plateformes de réservation en ligne et channel managers et regroupez-les en un seul endroit.
• Travaillez et communiquez avec vos agent(e)s actuel(le)s ou rencontrez-en de nouveaux sur le Marketplace de Turno.
• Organisez les missions d’entretien de vos logements en les assignant à l’agent(e) de votre choix, qui pourra les accepter en fonction de ses disponibilités.
• Créez une liste de tâches spécifiques aux besoins de votre logement et demandez à votre agent(e) d’entretien de la suivre durant sa mission de travail.
• Rémunérez votre agent(e) dans les meilleurs délais grâce au paiement automatique.

Vous trouverez un(e) agent(e) d’entretien disponible dès qu’une réservation s’ajoutera dans votre calendrier, sans que vous n’ayez rien à faire. Vous serez désormais sûr(e) que votre logement sera fin prêt pour l’arrivée de vos prochains locataires. Turno vous aidera à alléger votre charge de travail en communiquant et en organisant tout de façon automatisée avec vos agent(e)s d’entretien. Ces derniers et vous-même disposerez donc d’un planning partagé des plus efficaces.

Bénéficiez d’une démonstration gratuite afin d’en savoir plus sur les fonctionnalités que nous mettons à votre disposition.